大型规划会议可以通过数字和远程方式完成吗?

七月 3rd, 2020

当世界发生改变,除了适应和发展之外,没有其他方法可以继续成功。 因而,当您习惯于召开大型规划会议以支持敏捷软件开发,但由于新冠病毒大流行而无法面对面开会时,应该怎么办?

应该去数字化,去远程!

5月底,WirelessCar举行了我们的第一个数字程序增量规划会(PI Planning),汲取的经验教训将帮助我们在未来变得更强大,并进一步完善我们的规划会。

 

为什么要进行PI规划会?

为了与众多客户、复杂的解决方案以及开发和运营团队之间众多的依赖关系一起管理软件开发,我们一直在使用WirelessCar量身定制的规模化敏捷框架(SAFe)。 它为我们提供了应对任何意外情况的框架和思路。

在过去的3年中,每隔12周,所有DevOps团队、WirelessCar管理团队和客户代表都会聚在一起,进行为期两天的有趣、专注且富有成果的规划会议, 协调部署、探索需求、快速前进。共同计划这一系列规划会议,使我们能够优先考虑增值活动,最大化灵活性并相互学习。

新冠危机意味着我们必须找到新的方法,以不同的方式去做同样的事情。 作为汽车行业移动软件开发最前沿的数字化敏捷组织,我们习惯于应对快速变化和未知领域。

因此,我们迅速迎接挑战,利用敏捷精神快速适应新的工作方式。

首先,当瑞典公共卫生局建议在家工作时,我们在创纪录的时间内远程进行了计划中的开发工作,然后执行了全面的数字和远程PI规划。

我们跟进了WirelessCar的工作方式专家Martin Guirguis,以及Scrum Masters / Delivery负责人AleksandraMårtensson和Maria Bindekrans,并询问其他人如果采用敏捷工作方法应当考虑什么,或者是否需要开始数字化工作。

我们希望听到您对此的想法,以便我们互相帮助!

 

简单、安全和场景设置

当瑞典公共卫生局建议人们应该在家工作时,我们必须很快付诸实施,并找到远程进行团队安排和日常工作的方法。

随后,还催生了准备一个完全数字化和远程PI规划会的需求。 我们组建了一个由Scrum Master和工作方式专家组成的参考小组。 该小组研究了我们希望获得的收益(结构和功能)、潜在的协作工具、安全问题以及预算需求和限制。

至关重要的一件事,尤其是在选择协作工具时,就是确保我们和客户数据的存储位置,以避免潜在的风险。 该小组尝试了不同的工具,与来自以不同方式工作的团队中的成员进行了小规模的模拟PI规划。

评估之后,选择了一种经济高效的解决方案,重点放在简单性、安全性和场景设置上。 首先建立既定的沟通方式以及人们的互动,确保一致性和透明度。

主要目标是增强团队现有的力度和规划技术,仅需适应新的形式。 在常规的PI规划会中,团队在计划看板上使用便签纸,并用红线标出依赖关系。 这次用Jira单代替了便签纸, Confluence页面代替了计划看板,进度依赖在同一页面的表格中列出。

规划团队还在实际活动之前准备了相关信息和培训,以避免在规划会期间由于新方式出现问题。 为了提高透明度,在Confluence上创建了一个PI规划信息页面,其中包含议程、操作指南、座位列表/会议链接列表、工作协议和会议礼节。 这是非常值得感谢的,并最终反映在参与者的反馈中,该活动在五分制下获得4.1分。

 

了解从Fika到长期利益的一切

因此,在5月底的2天中,有8个发布序列、28个团队、数百人参与了远程数字PI规划会。以下是我们的9个主要发现:

  1. 工作形式:作为第一个数字/远程PI,尝试保持工作方式,仅改变形式并使其尽可能简单是为大家所赞赏的。 这使成果最大化。 但是,下一步,如果将其变成为更永久的设置,则可以调整实际的工作方式,以更好地受益于数字工具和形式。
  2. 在线会议:在屏幕前进行规划会议有时会使集中讨论和演示变得更加困难。 例如,彼此之间见不到面,而待办事项清单和所有其他任务却触手可及。 更好的互动需要有人在会议中扮演不同的角色(例如,一人主持讨论并共享屏幕,一人查看参会人员以及会议聊天记录,一人跟踪时间/议程),积极鼓励每个人口头分享他们的想法也非常重要。
  3. 数字规划看板的好处:数字化规划在许多方面都更加高效。 例如,由于规划直接是数字化的,因此不必事后再进行数字化。 在Confluence中使用智能过滤器后,便签纸/ Jira单可以自动放置在Confluence规划看板上。
    另一点非常高效的是,您可以非常快速地访问另一个团队的“房间”以比较计划并讨论依赖关系等,而不必在楼层、会议室和实物规划看板之间奔波。 此外,由于所有人都可以轻松使用全部的规划看板,因此可以更轻松地获得有关其他团队的计划和范围的信息,这一点受到了赞赏。
    现在,Confluence版面用于与客户,管理团队和其他相关方进行沟通。 这增加了透明度,并降低了“信息递减”的风险。
  4. 时区差异:通常,位于其他地点的团队成员会来哥德堡参加面对面的会议。 远程工作时,必须考虑时差。 避免在办公时间之外过多工作的一种解决方案是为规划分配更多的时间,并在规划会议之前进行更认真的准备。 这可能会带来不便,但另一方面,数字化和远程PI规划可以使通常不出差或不参与规划的团队成员参与和体验,从而改善了团队协作。
  5. 社交活动:许多团队还提到他们错过了社交活动,例如咖啡机旁的闲聊、fika和团队社交。 如何解决? 讨论软件开发的最好、最有效的方法仍然是面对面的。 即使我们保持数字规划会,未来可能仍需要面对面而非远程的活动? 如果在家工作在“后新冠时代”更普遍,那么这可能更加重要。
  6. 休息:在常规的PI规划中,安排了会中休息,以保障大家精力充沛。 但是在线会议连着在线会议,有很多工作要做,即使你坐在屏幕前而非站在规划看板旁,也很容易就降低了休息的优先级。 Fika的另一个好处是,可以听听别人在聊些什么,有些未引起注意的问题也能得到解决。 休息的问题需要更好地得到解决。
  7. 时间分配:数字和远程规划会是否需要与面对面会议花费相同的时间? 我们这次是这样分配的,但这需要回顾。 一些方面表明它应该更短(规划即时数字化;访问其他团队更快;有些较小的讨论可以同时进行),而其他方面则表明应该为远程规划会分配更多时间(例如时区问题、技术问题、在线会议对话比对面交流更慢)。我们发现重要的是不要假定需要相同的时间,而要看你自己的情况并应避免压力。 也许趋势是需要更多天,但不一定是全天会议。
  8. 客户互动:通过数字规划会议,尽管相聚遥远,客户仍可以更轻松地参与进来,只需要花费几个小时而不是几天。 我们希望对此进行更多探索,因为客户对业务价值和优先级的投入非常有帮助。 它还可以帮助我们的客户采用更敏捷的工作方式并与WirelessCar流程保持一致。
  9. 技术:始终进行测试、再测试以确保该技术运行良好。 VPN、带宽等问题会影响规划会,因此应始终考虑备用通信通道。

结论…

....坚定而好奇的团队,做了出色的准备,并且事实上保持了简单和安全。 我们从广泛搜集的评价中获得了很好的反馈,并且通过应用上述经验,我们还有很大的潜力做得更好。

许多团队错过了我们规划会的社交部分。 因此,即使保持数字化的形式,未来我们也可能想回到面对面的规划会。 如果要保持远程工作,那么在现实生活中见面就更加重要了。

最后,准备好并有能力执行两种类型的规划会,使我们不易受到周围世界变化的影响。 我们适应、学习并完成工作。

如果您想进一步了解我们的发现、工作方式或分享自己的经验,请联系 Martin Guirguis.